Política general de tratamiento de la información
1. Información General de la Compañía
CLAVE ESTRATÉGICA como nombre comercial de la razón social SELECCIONAMOS Y ASESORÍAS ORGANIZACIONALES S.A.S con Nit: 900140007-6, domiciliada en Medellín, con oficina en la Carrera 42 C No 45 C Sur 59, dirección electrónica: www.claveestrategica.co y teléfono (574) 4440236, pone en conocimiento de los titulares de los datos personales que sean tratados por CLAVE ESTRATÉGICA, esta Política de Tratamiento de la Información (“Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por CLAVE ESTRATÉGICA para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales en caso de que otorguen su autorización expresa, previa e informada.
2. Definiciones
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
A) “Autorización”: es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
B) “Aviso de Privacidad”: es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política y se le brinda información para conocer más acerca del tipo de Datos Personales que serán Tratados, el Tratamiento al que serán sometidos, las finalidades que se persiguen con el Tratamiento, los derechos que les asisten, la forma de ejercerlos y los mecanismos para contactarse con CLAVE ESTRATÉGICA.
C) “Bases de Datos”: es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
D) “Dato Financiero”: es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
E) “Dato Personal”: es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
F) “Dato Público”: es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
G) “Dato Sensible”: es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
H) “Encargado del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.
I) “Autorizados”: Es CLAVE ESTRATÉGICA y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar. Los Autorizados incluyen al género de los Habilitados.
J) “Habilitación” o estar “Habilitado”: es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue CLAVE ESTRATÉGICA a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
K) “Ley”: es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre datos personales que sienta precedentes, y cualquier regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes en el momento en que comience el Tratamiento, según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por CLAVE ESTRATÉGICA.
L) “Responsable”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
M) “Titular”: es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
N) “Transferencia”: es el Tratamiento que implica la comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
O) “Transmisión”: es la actividad de Tratamiento mediante la cual se comunican los Datos Personales, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
P) “Tratamiento”: es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
3. Principios
CLAVE ESTRATÉGICA, en el desarrollo de sus actividades, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales. En todo Tratamiento realizado por CLAVE ESTRATÉGICA, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley. Estos principios son:
A) Autorización previa: Todo Tratamiento se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, CLAVE ESTRATÉGICA buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
B) Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
C) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, CLAVE ESTRATÉGICA deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
D) Entrega de Información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, CLAVE ESTRATÉGICA deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernen al solicitante. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o al menos, por un medio similar al que utilizó el titular para solicitar información.
E) Circulación restringida: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados por aquel personal de CLAVE ESTRATÉGICA que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados para llevar a cabo el Tratamiento.
F) Temporalidad: CLAVE ESTRATÉGICA no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
G) Acceso restringido: CLAVE ESTRATÉGICA no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
H) Confidencialidad: Se debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado para asegurar el cumplimiento de esta regla.
I) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular y CLAVE ESTRATÉGICA haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
J) Necesidad: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
4. Tratamiento y Finalidades
Los Datos Personales deberán ser tratados únicamente para las finalidades que hayan sido Autorizadas y aquellas que se señalan a continuación. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
A) Desarrollar procesos de selección de Talento Humano
B) Enviar notificación de actualización de información
C) Informar acerca de los productos y servicios de CLAVE ESTRATÉGICA y mensajes de agradecimiento y felicitaciones.
D) Gestionar toda la Información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de CLAVE ESTRATÉGICA.
E) Cumplir con los procesos internos de CLAVE ESTRATÉGICA en materia de administración de proveedores y contratistas.
F) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de información de los candidatos, el análisis de referencias comerciales, el análisis de historia laboral, entre otras.
G) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes, con el fin de prestar un servicio de consultoría en Gestión humana eficiente.
H) Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes y proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
I) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de CLAVE ESTRATÉGICA.
J) Procesos al interior, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
K) Permitir el acceso a los Datos Personales a entidades afiliadas CLAVE ESTRATÉGICA y/o vinculadas contractualmente para la prestación de servicios de consultoría en Gestión humana.
I) Cumplir con las obligaciones corporativas y contables, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
M) La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
N) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de Información relacionada con el negocio del cliente y/o con los candidatos con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
O) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de CLAVE ESTRATÉGICA.
P) Elaborar estudios técnico-actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el talento humano y los servicios de CLAVE ESTRATÉGICA y/o sus afiliadas, así como cualquier otra finalidad directamente relacionada con las actividades de consultoría en Gestión humana realizadas por CLAVE ESTRATÉGICA.
Q) La documentación física será archivada CLAVE ESTRATÉGICA, durante treinta (30) años, posteriormente saldrá de nuestro archivo con los estándares de seguridad requeridos.
5. Derechos de los Titulares
De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CLAVE ESTRATÉGICA o los Encargados de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido Autorizado.
B) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a CLAVE ESTRATÉGICA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
C) Presentar solicitudes ante CLAVE ESTRATÉGICA o el Encargado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que ésta le entreguen tal información.
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
E) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos, cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
F) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
G) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
H) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
I) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de CLAVE ESTRATÉGICA para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
J) Conocer a la dependencia o persona facultada por CLAVE ESTRATÉGICA frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
6. Datos Sensibles
CLAVE ESTRATÉGICA no tratará Datos Sensibles, a menos que el Titular otorgue su consentimiento libre, expreso, informado y previo para autorizar el Tratamiento. Este consentimiento es facultativo. Las actividades comerciales y de mercadeo de la Compañía no se condicionarán a la obtención de los Datos Sensibles, a menos que haya un deber legal de suministrar ese tipo de datos.
7. Área de Protección de Datos Personales
CLAVE ESTRATÉGICA ha dispuesto el área de Servicio al Cliente para la atención a candidatos, clientes y cualquier otro Titular. Ésta área es responsable de la recepción y atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. El área cuenta con 1 Director administrativo y 1 Auxiliar Administrativo, quienes de manera específica y especializada tramitarán las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de Conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
A) Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular tenga la facultad para hacerlo en el sentido que no exista una disposición contractual o legal que no le permite suprimir y eliminar los Datos Personales de las Bases de Datos; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley; y finalmente solicitudes de revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
B) Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto de Servicio al cliente son: Dirección: Circular 6 N° 66B – 177 Barrio San Joaquín, Medellín, Colombia. Correo electrónico: info@claveestrategica.co Teléfono: (574) 444 02 36
8. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares
8.1 Consultas
CLAVE ESTRATÉGICA dispondrán de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen toda clase de CONSULTAS respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, trámites electrónicos a través del correo electrónico info@claveestrategica.co, o través de las llamadas telefónicas que se realicen al número telefónico (574)4440236. Cualquiera que sea el medio, CLAVE ESTRATÉGICA guardará prueba de la consulta y su respuesta.
A) Inicialmente, CLAVE ESTRATÉGICA verificará, mediante procedimientos establecidos internamente, que el solicitante esté legitimado para formular la consulta.
B) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta CLAVE ESTRATÉGICA recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de CLAVE ESTRATÉGICA y se le descubrirá al solicitante.
C) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por CLAVE ESTRATÉGICA. Esta respuesta se realizará aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional para la acreditación de la legitimación para ejercer los derechos.
D) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
E) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida.
8.2 Reclamos
Las Compañías disponen de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por CLAVE ESTRATÉGICA que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de CLAVE ESTRATÉGICA. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, como trámites electrónicos a través correo electrónico info@claveestrategica.co, o través del número telefónico (574) 4440236. Cualquiera que sea el medio, CLAVE ESTRATÉGICA guardará prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes, así: Deberá dirigirse a CLAVE ESTRATÉGICA S.A., por vía electrónica a la dirección de correo info@claveestrategica.co, vía física a la dirección circular 6 N° 66B – 177 Barrio San Joaquín, Medellín, Colombia. y/o por vía telefónica a la línea (574) 4440236. Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
CLAVE ESTRATÉGICA, antes de atender el reclamo, verificará: La identidad del Titular, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, CLAVE ESTRATÉGICA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de CLAVE ESTRATÉGICA no es competente para resolverlo, dará traslado al Área de Servicio al Cliente, dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de CLAVE ESTRATÉGICA donde reposen los Datos Personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Vigencia
Esta Política empezará a regir a partir del 01 de junio de 2015. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados